Werkoverleggen om je op te verheugen

Tot 2019 ervaarden de eigenaren van Jouw Omgeving dat ze voor veel werkzaamheden en beslissingen de bottle-neck waren. Dat voelde niet goed. Daarom hebben we de switch gemaakt van een traditionele organisatiestructuur naar de zelfsturing van Holacracy. Holacracy legt de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid bij de medewerkers. Deze aanpak is actiegericht en problemen worden snel en transparant opgelost. Niet de hiërarchie, maar rollen zijn leidend. Innovatieve ideeën of oplossingen verzanden daardoor niet langer in kantoorpolitiek of bureaucratisch gesteggel.

Werkoverleg

Tijdens een werkoverleg bekijken we een vaste set metrics, vergelijkbaar met KPI’s. De verantwoordelijke rollen lichten relevante zaken toe, en vragen van andere deelnemers worden toegevoegd aan de agenda.

Vervolgens geven alle rollen een update over hun lopende projecten – als er updates zijn! "Daar ben ik mee bezig” hoeft niet gezegd te worden. Binnen 5 minuten is de hele cirkel op de hoogte van ieders voortgang.

Het laatste, en grootste, deel van het werkoverleg wordt besteed aan het verwerken van spanningen op de agenda. De facilitator zorgt ervoor dat ieder agendapunt wordt behandeld (“Wat heb je nodig?”) en resulteert in een opgeloste spanning (“Ik heb wat ik nodig heb”). In een half uur worden ca. 10-15 agendapunten behandeld en verder gebracht naar de volgende stap.

De facilitator houdt in de gaten dat de focus bij het oplossen van de spanning van de indiener blijft en niet verzandt in eindeloos heen-en-weer of het kapen van een agendapunt door een ander cirkellid. We kennen allemaal de besprekingen die over onderwerp A zouden gaan, maar waar we na 1,5u alleen frustratie B hebben behandeld. Bovendien komen dat soort overleggen zelden tot concrete vervolgstappen of afspraken.

Op deze manier bepalen we vlot zaken als

• Wanneer organiseren we een klantendag, wie neemt de lead en wat is hiervoor nodig?
• Gaan we een oude functionaliteit uitfaseren of vernieuwen? Of is hier meer onderzoek voor nodig en wie neemt dit op zich?
• Escalaties in klantrelaties en hoe deze glad te trekken.
• Er is niemand verantwoordelijk voor het opvolgen van klantvragen over een bepaald onderwerp. Hoe kunnen we dit toekomstbestendig beleggen?

Voor al deze punten geldt, ze worden kort besproken en resulteren in het delen van informatie, een nieuwe policy (werkafspraak) of een next action/project dat past bij de verantwoordelijkheden van een specifieke rol. Alle rolvervullers nemen hun verantwoordelijkheden serieus en bepalen hun eigen prioriteiten met het uitgangspunt je collega’s en het bedrijf telkens een stap verder te brengen. Wachten op instructie of goedkeuring van een manager is verleden tijd.

Meer weten over onze werkwijze?

Neem contact op met onze Holacracy Coach via holacracy@jouwomgeving.nl.

Lees meer van onze blogs over zelfsturing.