Samen maken wij Jouw Omgeving
Welkom bij deze serie over Jouw Omgeving, het eHealthplatform dat is ontstaan vanuit de gedachte dat iedereen de regie moet hebben over zijn eigen gezondheid en welzijn. Hier vertellen we over de ontstaansgeschiedenis van het platform, en hoe we ons inzetten voor goede zorg en een gezonde samenleving.
Transparant rapporteren - hoe doe ik dat?
Eerder schreven we al over transparant rapporteren en wat dat precies inhoudt. Sinds 2015 biedt Jouw Omgeving de online training Transparant Rapporteren aan. Vandaag staan we stil bij de uitgangspunten van transparant rapporteren, zoals ruis en misinterpretatie voorkomen.
Voor alle geschreven teksten geldt dat de lezer ze anders kan interpreteren of begrijpen dan de schrijver bedoeld heeft. Het risico op ruis is groot. Voor gevoelige zaken rondom een zorgvraag geldt dit natuurlijk helemaal. Als je cliënt een rapportage leest op het moment dat je er niet bij bent, weet je niet of de cliënt de rapportage heeft begrepen en wat diegene ervan vindt. Je kunt niet ter plekke extra tekst en uitleg geven. Het is dus heel belangrijk wat er wordt opgeschreven en hoe dat opgeschreven wordt.
Je kunt miscommunicatie voorkomen door zorgvuldig en begrijpelijk te formuleren, en aan te sluiten bij de belevingswereld en het begripsvermogen van de cliënt. Schrijf zo veel mogelijk op dezelfde manier als waarop je tegen je cliënt zou praten in een face-to-face contactmoment.
Tips
Objectiviteit
De rapportage moet zo objectief mogelijk zijn. Daar ben je als hulpverlener altijd al mee bezig, maar als de cliënt meeleest, mag je hier zeker nog extra aandacht aan besteden.
Begrijpelijkheid
Bij transparante rapportage is begrijpelijk schrijven noodzakelijk. Cliënt en systeem kunnen kwetsbaar zijn. Ze moeten kunnen begrijpen wat er over hen geschreven wordt.
Toon
Door een positieve en persoonlijke toon wordt je rapportage prettiger om te lezen en kun je de cliënt motiveren.
Structuur
Het aanhouden van een vaste structuur maakt de rapportage duidelijk voor jezelf én voor je cliënt. Door altijd de aanleiding, situatie en afronding te omschrijven, schets je een volledig beeld. Met samenvattingen en opsommingen zijn in één oogopslag de belangrijkste onderwerpen te vinden.
Vorm en lay-out
Een goede vorm en lay-out worden vaak vergeten, terwijl dit veel verschil kan maken voor de begrijpelijkheid van de tekst. Mensen zijn het niet gewend om lange lappen tekst achter elkaar te lezen, vooral niet online.
En bij twijfel geldt altijd: laat een collega je rapportage lezen - komt het over zoals je bedoelde?
