Lees het verhaal van John Kuin, Informatiemanager bij Accare

Lees het verhaal van

Duurzame en toekomstbestendige zorg

‘De cliënt kwam vijf minuten na de afgesproken tijd binnen’, klinkt anders dan ‘Het was vervelend dat ik moest wachten op de cliënt, omdat hij vijf minuten te laat was.’ Dezelfde situatie met een neutrale, op feiten gebaseerde weergave en een die gekleurd is door de blik van de behandelaar. Elbrich Hoekema ervaart dat met de digitalisering van de cliëntenreis haar rapportages neutraler zijn en dat komt de relatie met haar cliënten ten goede.

Als senior begeleider bij ondersteuning aan huis heeft Elbrich een lange staat van dienst. Bij zorgonderdeel Wil was zij als eerste verantwoordelijk om alle zorg rondom de cliënt te organiseren, schreef ze het behandelplan en neemt ze deel aan multidisciplinair overleg. Wil, onderdeel van Zorggroep Alliade, richt zich op ondersteuning aan huis en op werk en dagbesteding. Begeleiders gaan altijd uit van wat de cliënt zelf kan en wat daarnaast nodig is zodat hij of zij zo zelfstandig mogelijk kan leven.

Inzet modules naar behoefte

In 2019 startte Elbrich met Jouw Omgeving, vanuit de behoefte de cliëntenreis te digitaliseren en zo de zelfredzaamheid van de cliënten te faciliteren. Elbrich: ‘We begonnen met drie modules in te vullen voor cliënten die al bij ons in ondersteuning waren: de Krachtenwijzer, het Persoonlijk Plan en de Risico-inventarisatie. Bij nieuwe cliënten/klanten pakten we de digitale cliëntenreis vanaf de intake op. In totaal bevatte de reis 14 modules, inclusief evaluaties. Deze werden naar behoefte ingezet. We keken naar de verwachte ondersteuningsbehoefte en pasten daar de inzet van de modules op aan. Voor iemand die naar verwachting toe kon met een enkel uur ondersteuning per week, gebruikten we minder modules dan voor iemand die dagelijks een of meerdere ondersteuningsuren nodig heeft.’

Tijdens het interview had ze één actieve cliënt die informatie toevoegde. Dat lijkt weinig, maar heeft alles te maken met de cliëntenpopulatie waarmee Elbrich werkt. ‘Voor sommige cliënten is het digitale een stap te ver en/of ze bezitten simpelweg geen tablet, smartphone of ander geschikt apparaat. Bij deze mensen lees ik mijn rapportages hardop voor. Zo kan ik direct toetsen of iemand de rapportage begrijpt en eventueel zaken aanpassen.’ Soms is een verstandelijke beperking de reden dat de cliënt niet uit de voeten kan met het digitale verkeer. Dan kan een mentor of curator een actieve rol krijgen in de communicatie.

Transparant en duurzaam

De feitelijkheid en helderheid van de communicatie zijn grote pluspunten van Jouw Omgeving volgens Elbrich Hoekema. ‘Het dwingt om zorgvuldig te formuleren en waarde-oordelen te vermijden. Dat maakt de communicatie transparanter. Als begeleider sta je naast de cliënt en doorloop je samen een traject.’

Deze transparantie werkt op alle niveaus door. Ten eerste is transparantie voor de cliënt een grote winst. Elbrich: ‘De cliënt kan zelfstandig, in zijn eigen tijd, teruglezen wat er tijdens het ondersteuningstraject gebeurt en wat de afspraken zijn. Deze openheid schept vertrouwen, en dat ligt aan de basis van de gehele zorg of ondersteuning. Zonder vertrouwen heb je geen goede basis om vanuit te werken.’

Transparantie is tevens voor de begeleider een van de grote voordelen. En, een toegenomen bewustzijn van de manier van rapporteren. Elbrich geeft aan meer rekening te houden met haar taalgebruik en hanteert ‘geen vakjargon of ingewikkelde zinnen meer – ik ben me meer bewust van de toon in mijn rapportages en hoe dat bij cliënten en verwanten binnenkomt. Mijn rapportages zijn nu feitelijker en minder gekleurd door mijn eigen mening of gemoedstoestand’. Als bijkomend voordeel zegt Elbrich dat dit een prettige reflectie geeft op haar functioneren en werkwijze. Digitale zorg noemt ze een ware ontdekkingsreis, ‘maar ik houd wel van een uitdaging en vind het leuk om nieuwe digitale tools onder de knie te krijgen’.

Voor haar leidinggevende heeft het heldere kader waarbinnen je kunt rapporteren een grote meerwaarde: ‘Door de opbouw van het systeem vergeet je niet snel zaken die voor de cliënt belangrijk kunnen zijn en komen alle facetten aan bod. Bovendien is er de mogelijkheid om per individu extra ondersteuningsmogelijkheden aan te bieden. Bijvoorbeeld een programma om te leren koken. Dit maakt de cliënt zelfstandiger en minder afhankelijk van (professionele) begeleiding.’

Makkelijke overdracht tussen instellingen

Wanneer een ander zorgonderdeel ook met Jouw Omgeving werkt, biedt dat veel voordelen. Hierdoor is de overdracht tussen beide onderdelen een stuk makkelijker, wat gunstig is voor zowel de cliënt als de behandelaar. Vanaf het eerste ondersteuningsmoment ligt de informatie vast in hetzelfde systeem. Geen ingewikkelde overdracht met het risico op verlies van informatie, niet hoeven wennen aan een nieuw systeem. Cliënten moeten zich soms al zo aanpassen aan nieuwe omgevingen en behandelaars.

Meer dan werkdoelen alleen

Iedere vraag naar ondersteuning begint bij het Wmo-loket van de gemeente, die vervolgens een indicatie stelt welke zorg gewenst is met de bijbehorende doelen. Deze kwantificeerbare doelen kun je als begeleider verrijken met zogenaamde werkpunten. In Jouw Omgeving is dat makkelijk te verwoorden. Elbrich: ‘Als de gemeente ten doel stelt dat de cliënt de post zelfstandig moet kunnen afhandelen, maar jij weet dat de leesvaardigheden beperkt zijn, formuleer je als tussenstappen andere doelen, werkpunten. Bij ieder contact met de cliënt word je daar aan herinnerd zodat je de ontwikkelingen goed kunt volgen en zo nodig kunt handelen.’

Ter illustratie van de pluspunten van Jouw Omgeving haalt Elbrich de Krachtenwijzer aan. Hierin omschrijft de behandelaar de inspanning die de cliënt moet leveren om een omschreven doel te behalen en wat de aanvullende inspanning is die je als zorgorganisatie verleent. ‘Door dit concreet te benoemen, wordt helder wat de verwachtingen zijn en daar kun je elkaar – cliënt en behandelaar – op aanspreken. Kortom: een praktisch voorbeeld van ondersteuning van de zelfredzaamheid en eigen regie.’

‘Superhandig’, noemt Elbrich het dat ze met digitale zorg alles in 1 systeem heeft. Geen gesleep met mappen, zaken die zoek raken of die je vergeet mee te nemen. ‘Je hoeft alleen je laptop of telefoon mee te nemen en alle informatie te vinden en op te kunnen slaan. Ideaal.’ Tot slot wil Elbrich graag kwijt hoe dit hele proces van werken met de digitale cliëntenreis de onderlinge cohesie in haar team bevordert. ‘Als ambulante behandelaars werken we vrij individualistisch. Nu, met de introductie van een nieuw systeem, gaan we bij elkaar te rade. Er is veel uitwisseling en collegiale ondersteuning over de toepassing van de diverse modules. Dat is fijn om te merken. En vanuit mijn enthousiasme voor het systeem laat ik niet na de voordelen bij collega’s voor het voetlicht te brengen. Zo helpen we elkaar en dat werkt!’

Fasegewijze implementatie

Wil koos bewust voor een gefaseerde aanpak en implementatie. Eerst de belangrijkste zaken goed onder de knie krijgen en daarna het programma uitbreiden. Dit deed Wil met zogenaamde ‘voortrekkers’: inhoudelijk sterke medewerkers die de kennis goed kunnen overbrengen aan hun collega’s. Laagdrempelig en dicht bij de begeleiders. Met deze club voortrekkers vond in 2020 een evaluatie plaats om te kijken of en hoe Wil de mogelijkheden van Jouw Omgeving kon uitbreiden. Dus eerst evalueren en mogelijk bijstellen en dan verder uitbreiden.

Toekomstbestendig

Transparantie, zelfredzaamheid, werkplezier, meer grip, meer samen(werking) en betrokkenheid zijn meer dan woorden alleen. Het zijn begrippen die de levens van mensen raken, van de cliënt, de naasten en van de zorgprofessional. In een tijd waarin ons zorgsysteem extra onder druk staat, biedt Jouw Omgeving een prachtig en toekomstbestendig instrument om cliënten te versterken, werk efficiënter in te richten en verbinding te optimaliseren. In tijden van Covid-19 is dat geen overbodige luxe.